深思熟虑后的拒绝也是一种自我保护。
编者按：本文来自微信公众号“哈佛商业评论”（ID:hbrchinese）。
我们中的很多人每天都要处理各种需求：正式或非正式，或大或小。它们不仅来自直属领导和团队成员，整个组织系统里的“内部客户”，还有外界客户、家人、朋友、熟人乃至陌生人。
大量的需求令人生畏。你必须学会判断何时、如何拒绝和同意需求。深思熟虑后的拒绝也是一种自我保护。拒绝的目的是为了接受更有价值的需求，这将提升自我的价值、建立良好的关系并提高声誉。
与以往相比，现在你的职业成功与个人幸福度更加取决于如何应对职场中大量的需求。你不可能接下所有人的所有要求，并把它们都做好。如果接了太多或本不应由你处理的事情，你会浪费掉时间、精力和金钱，还让自己在真正重要的事上分心。可是，没人想让同事或其他熟人生气、失望，更不想拒绝工作和生活中的重大机遇。
你必须学会判断何时、如何拒绝和同意需求。应下合适的需求，你可以帮助他人，给项目带来重大的影响，开展成功的合作，提高自身影响力。你要适时合理拒绝，只同意真正有价值的需求，并以此赢得名声。
数十年来，我研究了数百家企业中最受重视、不可或缺的员工，总结出一个判断接受需求的三步法：评估需求、表达合理的拒绝，以及接受可提升自我能力的需求。
评估需求
在进行金融投资时，大多数人都会做一定程度的尽责调查——搜集更多信息，以便做出正确判断。在答应或拒绝一个需求时，你就是在决定将自己的资源投到哪里，所以也要谨慎考虑。
首先要坚持让对方明确需求。有时提出的需求很粗略，这会让你误解其具体内容或方向，所以你要帮自己和对方弄清楚需求的细节。这样一来，你就可以获得积极响应的名声。问清细节并不等于你会同意这个需求，只是表明无论能否帮上忙，你都很重视对方的需求。
要提问并做好笔记，明确包括成本和收益在内的各个方面的需求。想想律师、会计和医生写的用来帮助他们记录每个客户特别需求的备忘录。重要的是，你需要帮助提需求者把需求调整成一个可行的提案。备忘录应该包含以下问题：
1 今天的日期和时间？（这个记录可以帮你追踪项目的发展进程）
2 提出需求者？
3 对方期望取得什么样的成果？要具体。
4 完成时间？
5 需要哪些资源？
6 需求涉及哪些相关权威人士？是否得到了他或团队的认可？
7 可能得到的好处？
8 有哪些明显或隐形的成本？
问题越大或越复杂，你需要搜集的信息就越多。有的需求是无法实现的，有的需求看起来微不足道，不值得花时间特意写备忘录，直接去处理比较快。如果你要深究每一个细节，人们可能会指责你这是愚蠢的官僚主义作风。这么说也确实有道理。不过，绝大多数需求都需要做一些调查后，才能决定是否接受。你会发现，一些小需求可能会发展成大需求，那些乍一看不可能完成的需求，实际上可能会比预想的容易很多，那些看似愚蠢的要求其实很精明，或者反过来。因此要坚持写备忘录，除非是极小的事情，或者非常迫切的需求。
一定要给提需求的人看你的备忘录，确定你们步调一致。想象一下，对方看到你为他提出的需求做了一个双方都认可的记录，会提升他的自信心程度。而且如果你这么做，无论你答应还是拒绝，对方都更能接受你的判断。
合理的拒绝
在正确的时间深思熟虑地拒绝可以给相关人员节省时间、免除麻烦。
匆忙决定、处理失当的拒绝，会给每个人，特别是给自己带来麻烦。比如你没有评估好需求；个人偏见影响了你的决策，比如不喜欢提需求的人，或是解雇了看起来不重要的人；或者仅仅是因为答应了太多事情而没有多余的精力导致的拒绝。
好的拒绝，重要的是时机和逻辑。你应该拒绝不能做、做不到或综合考虑各种因素后，不应该做的事情。我把这些称为“拒绝关卡”，借用了项目管理中的“阶段关卡审查”，即将工作划分为不同阶段、决定每个阶段“做或不做”的方法。
第一道关卡最容易理解。如果程序、指南或规章上禁止做某件事，或有人已经明确说过你现在不能做这类工作，那么直接拒绝就好。（如果你觉得大家都被明令禁止做这件事，也请考虑让提需求的人放弃这个想法。）
你应该这么说，“我无权决定。这个需求违反了政策（规章制度、法律）的规定。所以你根本不应该这样做。也许我可以帮你根据规定重新调整一下需求。”
你也可以在第二道关卡处直接拒绝别人（至少有时候是）。如果需求不可行，你就说：“我做不到。”如果无法说出口，那就说：“很抱歉，这大大超出了我能力范围。”
如果对方提的需求以你暂时的能力无法胜任，但只要学习之后就能处理，这种情况你也要拒绝他。你可以说，“我不擅长这个，不过如果你给我额外的学习时间，我可以试一试”。对你来说这可能是个发展的机会，也让提需求的人在以后有类似项目时可以找你。
然而，最常见的拒绝理由是过度承诺。这种情况下，人们会倾向于说“我手上还有其他重要的事情，大概没有时间来做这件事”。这是被迫拒绝。如果无法避免，就要试着尽量留着机会，之后再去满足对方的需求，或者在有空时去帮忙。
最好的回复方式是，“现在我忙着做别的事情，希望过段时间能帮你。如果不行的话，也希望将来有机会帮忙。”
第三道关卡最难判断，因为在一开始很难确定一件事是否值得做。你需要判断自己成功的可能性、潜在的回报，以及是否与你现有的工作发生冲突。有时你也需要做出“可能可以”或“现在还不行”这种比较模糊的回答。
这类情况你应该说，“我需要更多信息。让我来问几个问题……”本质上，你是在让提需求者提出一个更全面或更有说服力的方案。如果你确实理解了对方的需求，并认为当下不值得接受，你可以说：“我现在还无法答应，因为成功的可能性很低”“需要的资源太多了”“现在我手头的其他工作跟这件事冲突了”或者“这可能会导致不好的结果”。
时机方面，最重要的是要先认真考虑和分析需求，然后立即回答是否接受。不要直接拒绝，不然会让人觉得你对这个需求不屑一顾，但也不要一直拖着对方。如果你拒绝的理由其实是想说“现在不行，但马上就可以了”的意思，那就让对方知道。如果回答是：“我不行，但我知道有人可以做到”或“我不行，但是我可以协助你找到其他能做到的人”，那么也要尽早说出来。如果回答是：“我可能不会、不能也不应该这么做，这是个坏主意，所以你也不应该这样做”，那么要在提需求的人强迫你或其他人之前就说出来。
接受有价值的需求
拒绝的目的是为了接受更有价值的需求，这将提升自我的价值、建立良好的关系并提高声誉。
更有价值的需求，需要和你要承担的任务、体现的价值、排出的优先项、掌握的基本原则以及上级的命令保持一致，使你满怀信心又好又快地完成工作。换句话说，这类需求会让你发挥特长，或者给你机会发展新的特长。这样的好需求会让你把时间、精力和资源投入到很有可能成功的事情上，并带来巨大的潜在利益。
已承诺的任务，关键要沟通清晰和有执行重点。首先，明确解释自己接受的原因：你可以给这个项目带来更多价值，你想合作，你看到了其中的好处。然后定下自己的行动计划，特别是可接受的交付成果。
确认双方商定好了细节，包括对方对你的需求、需要合作的部分、工作完成时间、项目进程监督者、讨论后续事项的时间。如果是多阶段项目，你可能需要多次这样的沟通。
大部分人都有太多要做的事情，却没有足够时间。答应老板、团队成员和其他人的需求可以让你找到存在感，但也会让你感到疲倦。保持长期成功的唯一方法就是擅长合理拒绝、让对方感觉到被尊重，只答应合理、有清晰应对计划的需求。
布鲁斯·图尔甘（Bruce Tulgan）| 文
布鲁斯·图尔甘是管理培训公司RainmakerThinking的创始人，著有《在职场成为不可或缺人才的艺术：赢得影响力，战胜过度承诺，做好正确的事》（The Art of Being Indispensable at Work: Win Influence, Beat Overcommitment,and Get the Right Things Done）哈佛商业评论出版社，2020年出版。
孙燕 | 译
蒋荟蓉 | 校
腾跃 | 编辑
本文有删节，原文参见《哈佛商业评论》中文版2020年9月刊。